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LES ASSEMBLEES GENERALES DE COPROPRIETAIRES

Le 13 janvier 2012

Les assemblées générales de copropriétaires     L'Assemblée Générale constitue l'organe essentiel de la copropriété. ...

Les assemblées générales de copropriétaires  

 

L'Assemblée Générale constitue l'organe essentiel de la copropriété.

Elle délibère sur les décisions qui sont inscrites à son ordre du jour.

Son fonctionnement, son organisation, la convocation des copropriétaires et les procédures ayant trait au vote des résolutions font l'objet de dispositions juridiques strictes qu'il est impératif de respecter.

Toutes les décisions concernant la copropriété doivent être prises en Assemblée Générale.

 Il y a obligation pour le syndic de convoquer tous les copropriétaires sous peine d'irrégularité de l'Assemblée

Lors des assemblées générales des copropriétaires, chaque copropriétaire dispose du droit d'être convoqué. Il est impossible pour le syndic ou le conseil syndical d'exclure des copropriétaires au seul motif que les décisions, que l'assemblée serait amenée à prendre, ne les concerneraient pas.

L'irrégularité d'une assemblée résultant de l'absence de convocation de tous les copropriétaires ne peut être couverte. (PARIS 31 mars 1995, JCP n° 1996. II. 831).

La jurisprudence a annulé une assemblée tenue en l'absence de copropriétaires expulsés manu militari. (Paris 2 février 2006).

 Le syndic doit tenir une assemblée des copropriétaires au moins une fois par an.

L'assemblée doit avoir lieu au minimum, une fois par an.

A cet égard, l'article 7 du décret du 17 mars 1967 précise

"Dans tout syndicat de copropriété, il est tenu, au moins une fois par année, une assemblée générale des copropriétaires."

Une telle périodicité s'impose dès lors que l'arrêté des comptes doit intervenir tous les ans. Or, l'exercice comptable du syndicat couvre une période de 12 mois, ainsi que précisé à l'article 5 du décret du 14 mars 2005 relatif au compte du syndicat des copropriétaires.

Dans un arrêt du 7 février 1990, la Cour de Cassation a indiqué que violait l'article 7 du décret du 17 mars 1967, le jugement qui avait énoncé que le fait, que le syndic ne réunisse pas une assemblée dans un délai de 16 mois, ne constituait pas un comportement fautif susceptible de causer au syndicat des copropriétaires un préjudice. (Cour de Cassation, troisième chambre civile, 7 février 1990)

Aux termes de cet arrêt, la Cour de Cassation a posé le principe que le défaut de tenue d'une assemblée annuelle engageait la responsabilité du syndic.

Il s'agit d'une période minimale, l'assemblée pouvant se réunir plus souvent, notamment lorsque des décisions importantes doivent être prises à propos, à titre d'exemple, de travaux.

 Qui prend l'initiative de convoquer l'assemblée ?

Article 7 du décret du 17 mars 1967

"Sous réserve des dispositions prévues aux articles 8 alinéas 2 et 3, 47 et 50 du présent décret, l'assemblée générale est convoquée par le syndic."

Le syndic prend l'initiative de convoquer les copropriétaires en vue de l'assemblée annuelle.

En cas de carence de sa part, l'assemblée peut être convoquée par le Président du conseil syndical et/ou par un plusieurs copropriétaires représentant au moins le quart des voix de tous les copropriétaires.

Article 8 du décret du 17 mars 1967 :

" La convocation de l'assemblée est de droit lorsqu'elle est demandée au syndic, soit par le conseil syndical, s'il en existe un, soit par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins le quart des voix de tous les copropriétaires, à moins que le règlement de copropriété ne prévoit un nombre inférieur de voix. La demande, qui est notifiée au syndic, précise les questions, dont l'inscription à l'ordre du jour de l'assemblée est demandée. Dans les cas prévus au précédent alinéa, l'assemblée générale des copropriétaires est valablement convoquée par le Président du conseil syndical, s'il en existe un, après mise en demeure au syndic restée infructueuse pendant plus de huit jours.

Dans les mêmes cas, s'il n'existe pas de conseil syndical ou si les membres de ce conseil n'ont pas été désignés, ou si le président de ce conseil ne procède pas à la convocation de l'Assemblée, tout copropriétaire peut alors provoqué ladite convocation dans les conditions prévues à l'article 50 du présent décret.

Lorsque l'assemblée est convoquée en application du présent article, la convocation est notifiée au syndic."

 

Il résulte de ce texte que le syndic est obligé de convoquer l'assemblée générale chaque fois qu'une demande en ce sens lui est adressée, soit de la part du conseil syndical, soit de la part d'un ou de plusieurs copropriétaires représentant au moins le quart des voix de tous les copropriétaires (250 millièmes sur 1000 millièmes).

La demande de convocation doit être formulée, soit par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, soit par télécopie avec récépissé, cette modalité étant possible depuis le décret du 17 mars 2007.

La demande doit préciser les questions, qui doivent être inscrites à l'ordre du jour.

 Dans quel délai la convocation doit-elle être adressée aux copropriétaires ?

 Il résulte des dispositions de l'article 9 du décret du 17 mars 2967, que la convocation à l'assemblée générale des copropriétaires doit être notifiée au moins 21 jours avant la date de la réunion à moins que le règlement de copropriété n'est prévu un délai plus long.

 Le principe selon lequel il doit s'écouler au moins 21 jours entre la convocation et la tenue de l'assemblée connaît des exceptions. Ainsi, lorsque la convocation est faite par la poste, le point de départ du délai est le lendemain du jour de la première présentation de la lettre recommandée au domicile du copropriétaire. En revanche, lorsque la convocation est faite par émargement, le délai court à compter de la date de l'émargement.

 

Il est conseillé à celui qui convoque une assemblée générale de prévoir un délai suffisant.

  Le contenu de la convocation

 Importance d'un ordre du jour précis

 Une assemblée générale ne peut délibérer que sur des questions qui ont été inscrites à l'ordre du jour et qui doivent donc nécessairement figurer sur la convocation.

 

Le défaut d'inscription d'un "projet de travaux" à l'ordre du jour est une cause de nullité de la délibération relative au vote de ces travaux (Cour de Cassation 26 octobre 1983)

 

Une question non inscrite à l'ordre du jour ne permet pas à une assemblée de débattre valablement. Cette assemblée ne peut prendre sur la question la moindre décision, qui serait frappée de nullité.

 

Cour de Cassation du 17 décembre 1997 :

"Attendu que le syndicat des copropriétaires fait grief à l'arrêt d'annuler cette décision, alors, selon le moyen, 1° que l'ordre du jour d'une assemblée de copropriétaires doit seulement indiquer, pour être valable, chacune des questions soumises à la délibération de l'assemblée ; que la cour d'appel, qui a constaté que la question relative à l'autorisation de fermer les balcons et les terrasses avait déjà été inscrite à l'ordre du jour de trois assemblées générales et l'avait été à nouveau pour régler définitivement le problème lié à la procédure en cours engagée par M. X..., ne pouvait annuler la résolution litigieuse (violation de l'article 13 du décret du 17 mars 1967) ; 2° que les règles de majorité et de procédure prescrites par l'article 25 de la loi du 10 juillet 1965 ne s'appliquent qu'aux autorisations données à certains copropriétaires d'effectuer des travaux affectant l'aspect extérieur de l'immeuble ; que la cour d'appel ne pouvait les déclarer applicables au refus général opposé à tous les copropriétaires d'effectuer de tels travaux (violation de l'article 25 de la loi du 10 juillet 1965) ;

 

Attendu qu'ayant relevé qu'on ne saurait déduire du libellé " décision définitive à prendre " que l'assemblée générale, qui s'était déjà prononcée en refusant l'autorisation sollicitée de clore les balcons ou terrasses, serait une fois de plus appelée à se prononcer sur cette autorisation, la cour d'appel a exactement retenu qu'il n'était pas possible à une assemblée générale de prendre des décisions à l'occasion de l'examen de questions trop imprécises ou équivoques dont le détail n'a pas été énoncé à l'ordre du jour ;"

 

Cour de Cassation 29 janvier 2003

"Attendu qu'ayant constaté que les époux X... avaient présenté un projet de résolution tendant à obtenir du syndic une déclaration de sinistre auprès de son assureur responsabilité civile "pour les divers dossiers connus à ce jour" et relevé qu'une telle résolution était particulièrement vague puisqu'elle n'énumérait pas les sinistres sur lesquels la déclaration à l'assureur était requise, la cour d'appel, qui n'était pas tenue de procéder à une recherche que ses constatations rendaient inopérante, a pu retenir qu'il ne pouvait être reproché au syndicat des copropriétaires de n'avoir pas voté en assemblée générale sur ce projet de résolution et que cette absence de vote n'était pas de nature à remettre en cause la validité des autres décisions ;"

 

Il en va de même d'un ordre du jour, qui prévoit l'étude d'une question. Cette étude ne peut donner lieu à une résolution.

 Cour de Cassation 14 février 1984

"Mais attendu qu'après avoir exactement énoncé que l'ordre du jour d'une assemblée générale de copropriétaires qui prévoit l'étude d'une question exclut qu'une décision, fut-elle de principe, puisse être mise aux voix et adoptée, l'arrêt relève que l'ordre du jour de l'assemblée générale du 8 décembre 1979 comportait l'étude d'une installation de chauffage propre a la résidence et que, cependant, a été adoptée une résolution portant acceptation du principe de l'autonomie de chauffage pour la résidence, décision de poursuivre les études commencées et de présenter a une prochaine assemblée des devis et un plan de financement des travaux ;

Que, par ces seuls motifs, la cour d'appel a légalement justifie sa décision annulant cette délibération ;"

Assez régulièrement, des copropriétaires sont sollicités sur des questions qui ne figurent pas à l'ordre du jour. Le décret du 27 mai 2004 précise que l'assemblée générale peut les examiner, toutefois sans effet décisoire.

 Les pièces devant être annexées à la convocation

 La convocation doit contenir les pièces et documents nécessaires à l'examen des questions qui sont portées à l'ordre du jour. Ces pièces sont énumérées à l'article 11 du décret du 17 mars 1967 modifié par le décret du 27 mai 2004 qui distingue les pièces qui doivent être notifiées pour la validité de la décision de celles devant être produites pour l'information des copropriétaires. Il n'est plus possible de produire ces documents en dernières minute.

S'agissant des documents comptables, le syndic doit, depuis le 1er janvier 2005, produire l'état financier du syndicat des copropriétaires et son compte de gestion générale lorsque l'assemblée est appelée à approuver les comptes.

Par ailleurs, pendant le délai qui s'écoule entre la date de convocation de l'assemblée et la réunion de l'assemblée, le syndic doit tenir à la disposition des copropriétaires les justificatifs des charges de copropriété, les factures, les contrats de fournitures, ainsi que le prix unitaire ou forfaitaire de chacune des catégories de charges. Cette mise à disposition doit s'effectuer pendant, au moins, un jour ouvré selon les modalités prévues lors de l'assemblée générale.

  Peut-on demander une modification de l'ordre du jour ?

Tout copropriétaire peut demander au syndic dans les six jours suivant la réception de la convocation qu'une question soit inscrite à l'ordre du jour. Il doit formuler sa demande par lettre recommandée avec accusé de réception.

  Qui peut assister à l'assemblée ?

 Les copropriétaires

Tous les copropriétaires peuvent assister aux assemble de copropriétaires, qu'ils soient propriétaires d'une simple cave ou d'un emplacement de parking.

 Les indivisaires ou leur mandataire commun

Lorsqu'un lot est en indivision, les intéressés doivent, sauf stipulation contraire du règlement de copropriété, être représentés par un mandataire commun, qui sera, à défaut d'accord, désigné par le Président du Tribunal de Grande Instance à la requête de l'un d'entre eux ou du syndic. Tant que la désignation du mandataire commun n'est pas intervenue, tous les indivisaires doivent être convoqués.

 Par ailleurs, en application de l'article 20 de la loi du 10 juillet 1965, lorsqu'un lot appartient à une indivision, le syndic n'est tenu de faire désigner par les indivisaires un mandataire commun que lorsque leurs intérêts ne sont pas opposés. Faute d'accord entre les indivisaires, le syndic est tenu de demander en justice la désignation du mandataire.

 les locataires ayant signé un contrat de d'accession accession à la propriété ainsi que leur vendeur

La loi du 12 juillet 1984 a instauré la formule de la location accession. Le locataire accédant dispose du droit de vote, hormis, dans les cas suivants, où le vote est réservé au vendeur :

- lorsque la décision concerne des réparations, dont le vendeur a la charge, au titre du contrat de location accession ;

 - Lorsque la décision concerne un acte de disposition sur les parties communes (surélévation de l'immeuble, aliénation des parties communes, création de nouveaux locaux privatifs.)

 Ainsi, dans la formule de la location accession à la propriété, le vendeur et le locataire exerceront alternativement leur vote selon la teneur de la décision à prendre.

 Le copropriétaire incapable

lorsque le copropriétaire est un mineur non émancipé ou un incapable majeur, il incombe à son tuteur ou à son administrateur légal de le représenter.

 Lorsque les époux sont mariés sous le régime de la séparation de biens ou, si le lot est un bien propre à l'un d'eux, seul le propriétaire de ce lot votera lors de l'assemblée générale.

 Lorsque le lot est un bien commun aux deux époux

les deux pourront assister à l'Assemblée depuis la loi relative à l'égalité des époux dans les régimes matrimoniaux intervenue le 1er janvier 1996 qui supprime la prééminence du mari dans l'administration de la communauté.

 S'agissant des sociétés civiles immobilières, la Cour de Cassation, dans un arrêt 12 décembre 2001, impose que la SCI elle-même soit convoquée.

 

Cour de Cassation 12 décembre 2001

"Attendu que, pour débouter la SCI de sa demande d'annulation de l'assemblée générale des copropriétaires du 3 avril 1997, l'arrêt relève que la SCI est propriétaire de lots dans l'immeuble et que les époux X..., qui ne contestent pas avoir été convoqués à l'assemblée générale, sont cogérants de la SCI (...) ;

Qu'en statuant ainsi, alors qu'il résultait de ses énonciations que la SCI n'avait pas été convoquée, la cour d'appel, qui n'a pas tiré les conséquences légales de ses propres constatations, a violé le texte susvisé ;"

   Peut-on se faire représenter lors d'une assemblée générale des copropriétaires.

 Si vous ne pouvez pas vous rendre à l'assemblée générale des copropriétaires, vous pouvez vous y faire représenter par un mandataire. Ainsi, un copropriétaire dispose toujours du droit de se faire représenter lors d'une assemblée. Il désignera un mandataire, qui votera à sa place.

 

En vertu de l'article 22 de la loi du 10 juillet 1965 modifiée par la loi du 31 décembre 1985, il est possible pour les copropriétaires de choisir comme mandataire un membre du syndicat des copropriétaires ou une personne extérieure à la copropriété. Certains règlements de copropriété interdisent la désignation d'un mandataire, qui n'est pas copropriétaire. Si une telle clause y figure, elle est entachée, depuis la loi susvisée, de nullité.

 Les copropriétaires sont libres de choisir le mandataire qu'ils souhaitent.

 

Les seules restrictions concernent (article 22 de la loi du 10 juillet 1965), les associés pour les lots appartenant à une SCI, le syndic, son conjoint et ses préposés.

   Combien de délégations de vote un mandataire peut-il cumuler ?

 Un mandataire ne peut cumuler plus de trois délégations de vote, hormis le cas où le cumul de ses mandats ne représente pas plus de 5 % des voix de tous les copropriétaires. Cependant, il peut en recevoir davantage si le total des millièmes dont il dispose (les siens propres et ceux de ses mandants) ne représentent pas plus de 5 % de l'ensemble des millièmes de la copropriété.

 Si vous ne trouvez personnes pouvant vous représenter, vous pouvez envoyer un pouvoir blanc au Président du Conseil Syndical ou au syndic. Si le pouvoir en blanc est envoyé au syndic, celui-ci ne pourra pas les distribuer lui-même aux copropriétaires de son choix lors de la tenue de l'assemblée. Il devra impérativement confier cette tâche à une personne, qui n'est pas sous son autorité, tel le Président du conseil syndical ou le Président de l'assemblée.

L'atteinte au droit de représentation entraîne la nullité des décisions prises sans qu'il y ait lieu de rechercher si le vote de ce copropriétaire ou de son mandataire aurait eu une incidence sur la majorité requise.

 

Cour de Cassation 22 février 1989 :

"Attendu que chaque copropriétaire dispose à l'assemblée générale d'un nombre de voix correspondant à sa quote-part dans les parties communes et peut déléguer son droit de vote à un mandataire ;

 Attendu, selon l'arrêt attaqué (Pau, 11 juin 1987), que le bureau de l'assemblée générale des copropriétaires ayant écarté le pouvoir que Mme X..., copropriétaire, avait, après l'avoir signé, remis à un mandataire et dont la régularité n'est pas critiquée, Mme Y... a fait assigner le syndicat des copropriétaires en nullité des décisions prises par l'assemblée générale du 28 mai 1984 ;

 Attendu que, pour rejeter la contestation de Mme Y..., l'arrêt retient que l'annulation ou le défaut de prise en considération d'un pouvoir, lors de l'assemblée générale de copropriété, n'a d'incidence sur la régularité des décisions prises que s'il y a une incidence sur le quorum exigé par la loi ;

 Qu'en statuant ainsi, alors que l'atteinte au droit fondamental d'un copropriétaire de participer ou de se faire représenter à l'assemblée générale entraîne la nullité des décisions prises, sans qu'il y ait à rechercher si le vote de ce copropriétaire ou de son mandataire aurait eu une incidence sur la majorité requise par la loi, la cour d'appel a violé le texte susvisé ;"

 Le vote par correspondance est exclu.

    Comment se passe l'assemblée ?

 La feuille de présence

 L'article 14 du décret du 17 mars 1967 modifié par Décret n°2010-391 du 20 avril 2010 - art. 8 dispose :

 "Il est tenu une feuille de présence, pouvant comporter plusieurs feuillets qui indique les nom et domicile de chaque copropriétaire ou associé, et, le cas échéant, de son mandataire, ainsi que le nombre de voix dont il dispose, compte tenu, s'il y a lieu, des dispositions de l'article 22 (alinéa 2 et alinéa 3) et de l'article 24 (quatrième alinéa) de la loi du 10 juillet 1965.  

 Cette feuille est émargée par chaque copropriétaire ou associé présent, ou par son mandataire. Elle est certifiée exacte par le président de l'assemblée.  

 La feuille de présence constitue une annexe du procès-verbal avec lequel elle est conservée.  

 Elle peut être tenue sous forme électronique dans les conditions définies par les articles 1316-1 et suivants du code civil." 

En vertu de ce texte, chaque copropriétaire présent à l'assemblée doit émarger la feuille de présence, qui est certifiée par le Président de l'Assemblée Générale.

 La feuille de présence doit comporter les coordonnées des votants ainsi que le nombre de voix dont ils disposent. Il s'agit de formalités substantielles dont le non respect peut conduire à l'annulation de l'assemblée. La jurisprudence indique que l'absence de feuille de présence est une cause de nullité de l'assemblée. (PARIS, 21 novembre 1980 : D. 1981. IR.400)

 

Cour de Cassation 3ème chambre civile 28 février 2006 :

 "Attendu que lors de chaque assemblée générale de copropriétaires, il est tenu une feuille de présence ; que le syndic détient les archives du syndicat et en particulier le registre contenant les procès-verbaux des assemblées générales et les pièces annexes ; qu'il délivre des copies ou extraits certifiés conformes, de ces procès-verbaux ;

 Attendu, selon l'arrêt attaqué que les époux X..., propriétaires de lots dans un immeuble en copropriété..., ayant pour syndic, la société Y l'ont assignée en référé pour obtenir la communication de la feuille de présence et des pouvoirs annexés au procès-verbal de l'assemblée générale du 2 juin 2003 ;

 Attendu que pour déclarer irrecevable la demande, l'arrêt retient que cette assemblée générale est devenue définitive à l'égard des époux X..., qu'aucun d'eux n'est membre du conseil syndical à qui l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965 donne le droit de prendre connaissance et de recevoir communication de toutes les pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d'une manière générale, à l'administration de la copropriété, ainsi que tout document intéressant le syndicat ;

 Qu'en statuant ainsi, alors que le syndic est tenu de délivrer des copies ou des extraits, certifiés conformes, du procès-verbal de l'assemblée générale avec ses annexes, la cour d'appel a violé les textes susvisés ;"

 Toutefois, il n'est pas obligatoire d'adresser la feuille de présence à chaque copropriétaire à l'issue de l'assemblée.

 Cour de Cassation 3ème chambre civile 24 septembre 2008 :

"Attendu qu'ayant exactement retenu que la communication de la feuille de présence n'était imposée par aucun texte, les copropriétaires ayant la possibilité de consulter ce document et d'en obtenir copie dans les conditions de l'article 33 du décret du 17 mars 1967, la cour d'appel en a déduit à bon droit qu'il n'était pas obligatoire de l'adresser à chacun des copropriétaires à l'issue de chaque assemblée générale ;

Que se passe-t-il après l'assemblée"

 

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